Onze vacatures Payroll / Personeelsadministratie & directie-assistent

Payroll / Personeelsadministratie & directie-assistent

OPDRACHT (40u/week)

Jouw duale functie bestaat uit:

  • Je staat in voor een correcte loon-, wedde-en contractadministratie binnen het wettelijk kader teneinde administratieve taken m.b.t. het personeelsbeleid te verzekeren. Je ondersteunt bij de ontwikkeling en implementatie van HR-programma’s en instrumenten voor optimalisatie van het personeelsbeleid.
  • Je voert secretariaatstaken uit en treedt op als tussenpersoon teneinde een maximale administratieve en timemanagement ondersteuning te bieden aan de CEO ( e.a. leden van de directie).

JOUW TAAK

Als medewerker payroll/personeelsadministratie:

  • Je verzamelt en geeft de contractuele gegevens m.b.t. de personeelsadministratie van de nieuwe medewerkers in de databank in;
  • Je informeert nieuwe collega’s over de formaliteiten in de organisatie en werkt mee aan een professioneel onthaalbeleid;
  • Je houdt de personeelsgegevens actueel door het aanbrengen van wijzigingen volgens nieuwe contractuele bepalingen en/of richtlijnen (vb. integreren van de wijzigingen in CAO’s, barema-aanpassingen);
  • Je voert, bij contractwijzigingen of wijzigingen in arbeidstijd, de financiële regularisatie uit volgens de geldende procedures;
  • Je verwerkt, controleert en berekent gegevens m.b.t. de (onregelmatige) arbeidsprestaties (vb. ziekte-en verlofgegevens) en valoriseert in het systeem;
  • Je stelt en volgt de administratieve/payroll kalender op;
  • Je staat in voor de loonverwerking en -afsluiting, volgens de regelgeving en bestaande procedures, in samenwerking met het sociaal secretariaat;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor payroll en personeelsadministratie gerelateerde vragen (sociale wetgeving, interne procedures, reglementen ed.) naar collega’s toe: je geeft, proactief, inzicht en verduidelijking. Indien nodig win je informatie in bij de HR Manager en/of het sociaal secretariaat;
  • Je vult de nodige documenten van individuele dossiers in (vb. eindeloopbaan, kinderbijslag, arbeidsongeval, loonbeslag en -inhouding ed.) en volgt de afhandeling van formaliteiten en correcte uitbetaling op;
  • Je informeert externe diensten (vb. overheden) m.b.t. de personeelsgegevens en beantwoordt eventuele vragen mits akkoord van de HR manager;
  • Je waakt over de praktische schikkingen en de opvolging van de arbeidsgeneeskundige onderzoeken;
  • Je ondersteunt de HR manager bij de ontwikkeling en implementatie van HR-instrumenten en projecten.

JOUW TAAK

Als directie-assistent:

  • Je beantwoordt de binnenkomende telefonische oproepen, filtert ze, geeft inlichtingen over de courante zaken en verbindt, indien nodig, de oproepen door;
  • Je staat in voor de briefwisseling: sorteert de binnenkomende post, filtert ze, documenteert deze, behandelt de standaardcorrespondentie en doet voorstellen aan de verantwoordelijke m.b.t. de niet-standaardcorrespondentie. Je controleert de schriftelijke communicatie op taalfouten;
  • Je typt teksten/verslagenen stelt presentaties op basis van nota’s, dictafoon of volgens de gegeven richtlijnen;
  • Je beheert de agenda, volgt de afspraken op, stelt prioriteiten en bewaakt dat deze gerespecteerd worden;
  • Je volgt op dat projecten op schema blijven;
  • Je optimaliseert de tijdsbesteding en reistijd van de CEO (vb. d.m.v. een tijdsbesteding template);
  • Je onthaalt vriendelijk en aangenaam gasten, verwijst hen door en beantwoordt hun vragen;
  • Je zorgt voor de organisatie van de interne en externe vergaderingen en evenementen (vb. zaalreservaties, catering, uitnodigingen, enz.) en afhandeling van praktische modaliteiten;
  • Je zorgt er voor dat meetings tijdig starten en treft hiervoor de nodige voorbereidingen (voorzien documenten, presentaties, materiaal ed.);
  • Je bereidt de rapporten en dossiers op een autonome wijze voor, verzamelt desgevallend de nodige informatie ter voorbereiding ervan en volgt deze op;
  • Je organiseert de reizen en de verblijven tijdens congressen;
  • Pluspunt: je waardeert documenten en rapporten inhoudelijk op (vb. data MS Excel omturnen naar Pivot, grafiek ed.).

JOUW PROFIEL

  • Je handelt in het belang van de organisatie;
  • Je werkt correct en nauwkeurig;
  • Je bent stressbestendig;
  • Je kan prioriteiten stellen (telefoon, mail, afspraken,…), bent sterk in plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van werkzaamheden;
  • Je kan de voortgang van processen en van de gemaakte afspraken systematisch opvolgen en tijdig bijsturen;
  • Je kan een probleem duiden in zijn verbanden en op een systematische wijze op zoek gaan naar bijkomende informatie om het op te kunnen lossen;
  • Je stelt je flexibel op;
  • Je bent een teamspeler;
  • Je toont je bereid en bent in staat om (non-)verbale boodschappen van anderen op te nemen en te begrijpen;
  • Je bent vlot communicatief, zowel mondeling als telefonisch, contactvaardig, en diplomatisch;
  • Je spreekt duidelijk en verzorgd Nederlands: wij werken immers met slechthorende klanten;
  • Je hebt een opgewekte en enthousiaste persoonlijkheid;
  • Je bent computerminded, met goede kennis van MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sharepoint), planning-en payrollsoftware;
  • Kennis van CRM database is een pluspunt.

ONS AANBOD

Zie je jezelf in onze dynamische organisatie waar jij als medewerker payroll/personeelsadministratie & directie-assistent het verschil kan gaan maken? Die uitdaging gaan we graag met je aan! Wij bieden je, naast een aantrekkelijk en compleet loonpakket, een zeer boeiende en variërende job met verantwoordelijkheden ruimte om je verder te ontwikkelen. Je komt terecht in informele en open werkomgeving en maakt deel uit van een enthousiast, dynamisch, team bestaande uit betrokken collega’s.

UW GEGEVENS

Voor vacature: Payroll / Personeelsadministratie & directie-assistent

 

  • Accepted file types: pdf, docx, doc.
  • Accepted file types: pdf, docx, doc.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.